役職ついて名刺を持つことに!?今更聞けない介護士の名刺交換の仕方

ビジネスマナーの基本とされる名刺交換って今更聞きにくいですよね。

現場の平介護士は、名刺がないことも多いですが、昇格して介護リーダーや介護主任などの役職をもらうと名刺が支給されることがあります。

ただ、渡し方について詳しく教えてもらえる機会はなかなかありません。

名刺交換の正しいマナーを知らないと、気づかないうちに不快な思いをさせ、信頼を失ってしまうこともあります。

そうならないためにもこの記事では、正しい名刺交換の方法や注意点、さらに相手に良い印象を抱いてもらうためのポイントについてお伝えしていきます。

この記事を読むことにより名刺交換を通して、初対面の相手とも良好な関係を築けるようになるでしょう。

名刺交換はなんのため?

介護士は、全員が名刺を支給されているということはほとんどありません。

理由は、介護士が名刺交換をする機会が少ないからです。

しかし、リーダーや主任などの役職に就くと外部の施設職員や関係業者と関わる機会も出てくるため、名刺を支給されることでしょう。

名刺交換には、下記の3つの目的があります。

1. 挨拶
2. 自分のことを知ってもらう
3. 人脈を広げる

目的①：挨拶

これから仕事で良い関係を築いていくためにも初めの挨拶はとても大切です。

名刺交換は、初対面の人との挨拶のきっかけになります。

心理学において「初頭効果（プライマシー効果）」という言葉があります。

人は最初に抱いたイメージが長期的に残り、その後の人間関係に影響を及ぼすと言われています。

初めの印象が悪いと、良い関係性を築くことができず、その後の仕事にも悪い影響が出てしまう可能性があるということです。

相手に不快な印象を与えないように名刺交換の方法やマナーをしっかり学びましょう。

目的②：自分のことを知ってもらう

名刺に会社名や部署、保有資格などを記載することにより、あなたがどのような人物かを伝える目的があります。

役職や保有資格が記載してあることで、相手に安心感を与えることができます。

例えば、あなたも名刺をもらったとき、相手の名刺に役職や保有資格が記載してあったら、

「課長って書いてあるから、仕事ができる人なんだろうな」、「介護支援専門員の資格を持っているんだ。介護に関して詳しいんだろうな」などの印象を抱きませんか?

役職や保有資格などの情報を記載することで、相手に安心感を与えたり、信頼を得たりすることにつながります。

目的③：人脈を広げる

「名刺交換」＝「連絡先の交換」の意味もあるでしょう。

名刺交換をしておけば、後からまた連絡を取ることもできます。

その時の仕事のやり取りが終わっても、相手の印象が良ければ、次の仕事を依頼したり、依頼されたりすることにつながります。

私は、現在ケアマネジャーの仕事をしていますが、役割上、仕事を依頼することが多く、印象が良かった人に再び仕事を頼んだりします。

その際は、名刺を見てその人に連絡をするので、仕事に関係のある相手なら、できるだけ名刺交換をしておきましょう。

名刺交換の正しいやり方

名刺交換の正しいやり方についてお伝えします。

名刺交換をする状況に合わせた名刺交換の方法があります。

わかりやすいように参考動画も用意しましたので、ご覧ください。

順にする名刺交換

１）名刺交換がスムーズにできるように事前に名刺入れから名刺を取り出し用意しておく。

２）名刺入れの上に載せた状態で、両手で名刺を持つ。

３）相手から1m程度の適度な距離をとり、正面に立つ。

４）軽くお辞儀をしてから、名刺を渡し、施設名、所属、名前を伝える。

５）名刺を渡す時は、相手の差し出した名刺より少し低い位置で渡す。

６）両手で相手からの名刺を受け取る。

同時にする名刺交換

基本的な名刺交換の流れは、「順にする名刺交換」と同じです。

違う点としては、名刺を渡す時と受け取る時です。

右手で自分の名刺を渡し、左手で相手の名刺を受け取ります。

名刺を渡すときは相手の名刺入れの上にそっと名刺を載せるイメージで渡すと良いでしょう。

複数人での名刺交換

基本的には「順にする名刺交換」と方法は同じになります。

気をつけなければいけない点は、名刺を交換する順番と名刺を受け取った後の持ち方です。

交換する順番

複数人と名刺交換をする場合の基本的なマナーは、上司から順番に名刺を交換することです。

わかりやすいように「2対2の名刺交換」を例に挙げて説明します。

1）交換する人数の分、名刺を事前に取り出しておく。

 2）上司から順番に名刺交換をする。

受け取った名刺の持ち方

受け取った名刺は、名刺入れの下に入れて持ちましょう。

2人目の名刺は、1人目の名刺の下に重ねます。

こうすることで、受け取った上司の名刺の下に、部下の名刺がくるようになり、相手に不快感を与えません。

さらに名刺交換する相手がいる場合は、これを繰り返します。

テーブルでの名刺の置き方

名刺交換をした後、座って話をする機会もあります。

その際、相手の名前を間違えて呼んでしまったりしないようにテーブルの上に名刺を並べて置くようにしましょう。

並べ方の基本は、相手が座った順番に名刺を横に並べるということです。

もし、枚数が多く幅を取ってしまう場合、縦に並べましょう。

その際は、立場が上の人から順番に縦に並べると相手に不快感を与えないで済むので意識してみてください。

名刺を切らしてしまった時の対応

名刺がない場合は、相手が聞き取りやすいようにはっきりとした声で「社名」、「役職」、「氏名」伝え、自己紹介するようにしましょう。

その際、名刺を持っていないことについて必ずお詫びの一言を添えるようにしてください。

来客対応の場合、まず相手からの名刺を両手で受け取ります。

その後、「只今、名刺を切らしておりまして申し訳ございません。〇〇施設で介護リーダーをしております〇〇と申します。よろしくお願いします。」などのように本来名刺を渡すタイミングで挨拶をすると良いでしょう。

逆にこちらが他施設へ訪問した場合は、先に上記のように挨拶をしてから名刺を受け取ります。

お詫びの言葉を一言添えて挨拶するだけで、相手に悪い印象を与えずに済むことができます。

名刺交換はどんな人と交換すればいいの?

名刺交換は、基本的に仕事に関係のある外部の人と行います。

注意点として、名刺は「個人情報」に当たるので、誰でも関係なく名刺交換をすることは避けましょう。

名刺に書かれている情報から、何か悪用されることは少ないかもしれませんが、関係のない営業の電話が職場にかかってくることもあります。

普段仕事で忙しいのに、貴重な時間を奪われてしまいます。

もし、自分の立場で仕事には関係のなさそうな人から名刺交換をお願いされたら、「ただいま名刺を切らしていまして」などと伝え、お断りすると良いでしょう。

また名刺交換をするのは「外部の人」なので、同施設内や同法人の系列施設の初対面の職員間での名刺交換は不要になります。

介護士が名刺交換をする場面とは

介護士が名刺交換をする場面は、下記の４つの場面が想定されます。

• 業者の対応
• 利用者や家族の対応
• 外部の施設訪問
• 研修参加

業者の対応

ケアマネジャーや福祉用具業者などの方々が、施設を訪問してくることがあると思います。

そのような時に挨拶として名刺交換をすることがあります。

訪問者が先に名刺を出すことがマナーなので、相手が名刺を出したらすぐに名刺を交換できるように名刺は用意しておくようにしましょう。

実際の介護業務に入っている時は、ポケットに入れておくと邪魔になるため、そのような時はロッカーやバッグなどすぐ取り出せるところに準備しておくと良いです。

利用者の家族の対応

介護施設を利用する初対面の利用者や家族に対して、名刺を渡し挨拶をします。

利用者や家族が名刺を持っていることは少ないため、名刺を交換することはほとんどありませんが、自己紹介の意味を込めて名刺を渡します。

利用者や家族は、「お客さま」という立場のため、こちらから名刺を渡すようにしましょう。

家族に対しては、主介護者にあたる人に名刺を渡します。

事前に誰が主介護者なのか確認しておくとスムーズに挨拶することができます。

数名の家族に挨拶をする場合、基本的に家族同士が同居している場合は、一家族、一枚で良いでしょう。

同居していない場合もあるため、主介護者以外の家族に挨拶をする際、「名刺はお渡したほうがよろしいでしょうか?」とお伺いすると親切かもしれません。

利用者に対しては、認知症などの病気により名刺の管理や理解が難しい場合もあるので、名刺を渡さず、自己紹介のみで済ます場合もあります。

その辺りは、利用者の状況を確認した上で、名刺を渡す必要性の判断をしてください。

外部の施設訪問

施設の見学や利用者の様子を伺う調査などで他の施設を訪問する機会があります。

訪問先の施設で名刺交換をする場面が出てくるでしょう。

訪問の際は、名刺入れに十分な枚数の名刺が入っているか確認してから訪問しましょう。

訪問先では、何人の人と名刺交換をするか分かりません。

「訪問先で名刺が足りない」なんてことにならないように、注意しましょう。

また、名刺交換の際は、訪問者が先に名刺を渡すのがマナーです。

訪問の際は、この2点に注意しましょう。

研修会参加

外部の施設や研修会場で研修を行う際も、研修に参加した人同士で名刺交換をする場面もあります。

研修に参加している人同士であれば、その状況においては同じ立場の人という認識になります。

挨拶で声をかけた方から名刺を渡し、交換するようにしましょう。

研修会においても、名刺交換の機会があるので名刺を用意しておくと良いでしょう。

名刺交換でより良い印象を抱いてもらうために

名刺交換で相手により良い印象を抱いてもらうためのポイントについてお伝えします。

• 文字が見やすい名刺を使用する
• リラックスした態度で名刺交換をする
• 立場にあった態度を取る
• 名刺に書かれた情報をネタに会話する
• 名刺交換後のひと工夫

文字が見やすい名刺を使用する

名刺は、仕事でやり取りする業者ばかりではなく、利用者や家族にも渡します。

利用者や家族の中には、「小さな文字が見えにくい」という方も多くいます。

そのため、名刺に書かれている文字は、大きく印字されている方が、相手に喜ばれます。

会社によって、名刺のデザインは決まっているところも多くありますが、もしデザインに関与できるのであれば、このようなことに配慮してみると良いでしょう。

私の名刺は、裏面に「大きくひらがな」で名前が入っています。

利用者も「わかりやすくて良いわね」と言ってくれます。

相手のことを第一に考える謙虚な姿勢が大切ですね。

リラックスした態度で名刺交換をする

緊張した態度は、相手にも伝わり、その場の空気も硬くなります。

そのような状況では、相手との距離を縮めることができず、良い関係を築けません。

そうならないためにも、深呼吸をしてリラックスした気持ちで名刺交換に臨みましょう。

立場にあった態度を取る

介護士として名刺を支給されているということは、リーダーや主任などの役職についていることが多いと思います。

そのような役職についている場合、相手からは「上の立場の人」というように見られているでしょう。

そのような状況でキンキンした声で、元気いっぱいに名刺交換で挨拶されたら、相手はびっくりしてしまいますよね。

一般的なイメージで言えば、「上の立場の人」＝「落ち着きのある人」というイメージがあると思います。

その為、落ち着いた声のトーンや態度で挨拶することで、相手にも安心感を与えることができるでしょう。

自分の立場が「相手からどのように見られているか」を意識して、声のトーンや大きさ、態度に気をつけてみてください。

名刺に書かれた情報をネタに会話する

名刺に書かれている情報は、貴重な会話のネタになります。

良い関係を築くためには、名刺交換をきっかけに相手と会話のやり取りを通し、関係性を深めていくことが大切です。

名刺交換をしたら「〇〇様で読み方は合っていますでしょうか?」、「〇〇（資格名）の資格を持っていらっしゃるんですね」など書かれている情報をネタに会話をしてみてください。

名刺交換後のひと工夫

名刺交換をして、担当者との話が終わった後、ちょっとしたひと工夫でさらに良い関係性を構築することができます。

担当者が帰られた後に、もらった名刺にその人の印象や話した内容などを簡単に記載しておくと、後日名刺を見たときにその人を思い出しやすくなります。

次回、お会いした時に、前回話したことを話題に出すことで好印象を抱いてもらえるでしょう。

また、名刺交換をした当日に、FAXやメールなどで一言メッセージを送ることも、相手に良い印象を抱いてもらうことにつながります。

ちょっとしたことではありますが、このような相手への配慮が良い関係性を構築するためにとても大切です。

まとめ

名刺交換の方法についてお伝えしてきました。

介護リーダーや介護主任などの役職に就くと慣れない名刺交換に慌ててしまうこともあるかもしれませんが、

今回ご紹介した交換方法を実践すれば、相手に良い印象を与えることができるでしょう。

また、リラックスした態度で、声の大きさやトーンなどにも配慮したり、交換後会話につなげたりすることで、相手から信頼を得ることもできます。

相手のことを第一に考える謙虚な気持ちで名刺交換を行い、相手と良い関係を築いてくださいね。